一般的にGoogleを使う方が多いと思うので、Googleを例に取って説明します。
１．ＰＴＡが使用するアカウント（Googleアカウント）の注意点
①会長をはじめとした役員や運営委員が、個人のGoogleアカウントでＰＴＡの情報を扱うのはＮＧ。引き継ぎ時に問題が起きるし、セキュリティ上、個人情報の取り扱い上もＮＧ。必ずＰＴＡ専用のアカウントを作成する。
②セキュリティの問題上、２種類のアカウントを持つと良い。
＃会長しかアクセス権の無いGoogleアカウント（個人情報を取り扱うデータ）
→入会届やGoogleフォームなど、個人情報が含まれているデータを扱う・保存するアカウント
＃全役員・運営委員にアクセス権のあるGoogleアカウント（個人情報は取り扱わない）
→全役員・運営委員が共有して良いデータ。各種ご案内や、文書のデータなど。
→ＰＴＡのgmailアドレスは、こちらを公開、利用。
２．データの保存について
①保存にクラウドを利用する場合は、セキュリティの効いたクラウドストレージを利用する。一般的にはGoogleを使用することが多い。また、クラウド上のファイルのアクセス権を制限する。（３参照）
②USBに保存でも良いが紛失には気をつけること。USBを１の②のように、アクセス権及び用途の違う２種類を用意すると良い。会長専用のUSBは、金庫や鍵の付いた引き出しなどに保管。
③ＰＴＡ会議室のPCには保存しない。もちろん個人のＰＣを使用した場合も同じ。
３．クラウドのアクセス権とセキュリティ
１の②より
（１）会長専用のアカウントのクラウド
①情報の漏洩が一番困るので、多数がクラウドにアクセスできるようにするのは避ける。アクセスできる人を限定する。
②原則、会長専用のクラウドにアクセスできるのは、個人情報保護管理者（責任者）である会長に限るが、副会長にアクセス権を与える場合には１名などに限定する。
③例えばＰＴＡでGoogleフォームでアンケートを取る場合は、会長のみがこの情報にアクセスできて、必要な情報のみExcelに落として、他の役員に共有するなどがお薦め。
④ログインパスワードは、毎年変更する。
⑤会長を退任された方がアクセスできないように注意すること。
（２）役員・運営共用のクラウド
①引き継ぎが必要な情報、ご案内の文書データ、企画書など。
②ログインパスワードは、毎年変更する。
③役員・運営委員を退任された方がアクセスできないように注意すること。
４．ＰＴＡ共用のパソコン
①ＰＴＡの共有パソコンを利用してGoogleにログインした場合は、必ずログアウトして終了すること。
②アクセス権を持っていない方は、ゲストで使用する。
③２の③にも書いた通り、ＰＣのハードディスクには保存しない。
５．Ｑ＆Ａ
Ｑ１Googleフォームを使わず、紙で回収したイベントの参加申込書などは、委員長や副会長が作業（リスト化、データ化）をすることになると思うが、そのリスト化したデータは、どこに保存するべきなのか？
リストにした状態で、特別にアクセス権を持っている副会長が、会長しかアクセス権の無いクラウドにアップ？
Ａ１
リスト化したデータは「原則、ＰＴＡのクラウドにアクセスできるのは、個人情報保護管理者（責任者）である会長に限るが、副会長にアクセス権を与える場合には１名などに限定する。」のクラウドに保存し、実務で使用する最低限を除き、シュレッダーやデータ削除などで処分しましょう。USBも同様。
Ｑ１の場合、自宅で作業はNG?会長が許可出せばOK?
Ａ２
基本的には個人情報を取り扱う作業は持ち帰らないのが原則。ただし、どうしても作業が必要な場合は、個人情報保護管理者（責任者）である会長の許可を得て行い、厳重な管理のもと行う。
Ｑ３
入会届は、数百という数になるが、入力作業は副会長でもOK?データ入力作業がP会議室でしかできないのは辛い。
Ａ３
Ｑ１、Ｑ２を踏まえて複数、自宅も作業OK。ただし重ねて厳重な管理が必要。
Ｑ４
データ保存はUSBでも可とのことだが、クラウドに保存しない場合は、個人情報をUSBに保存することになるので、そのUSBは会長しか触れないことになるのか？
Ａ４
会長が管理して、Ｑ１のように、どうしても作業が必要な場合は個人情報保護管理者（責任者）である会長の許可をえてUSB上のみで行い、厳重な管理のもと作業を行う。
Ｑ５
広報の原稿や写真データはどのような取り扱いをするのが良いか？
Ａ５
＃実際に使う写真及び広報紙の原稿は、限定的ではあるが公開情報なので、全役員共有クラウドで扱っても可。ただし個人情報であることには変わらないので、保管や取り扱いには注意する。
＃使わなかった写真については、他の個人情報と同様に厳重に取り扱う必要あり。保管しない（削除）か、会長専用クラウドに保管。
補足：個人のスマホやカメラで、広報委員として撮影した写真は、個人の撮影機材からは削除。