｢個人情報同意書・入会届 ひな形｣と｢任意加入制に移行するための手順｣ 解説
2021/05/18更新
手順を間違うと、大量の未加入が増える可能性があるので注意してください。また、任意加入の説明をする場合は、必ずPTAの重要性と、全員加入でぜひお願いしたい旨を必ず伝えてください。任意加入の説明だけだと非加入率が高くなる傾向があります。
任意加入を開始するにあたって、唐突なタイミングで加入届を配布したり、任意加入問題を保護者会などを開いて説明するなどはいわゆる寝た子を起こす可能性があります。もちろんじっくりと保護者と話し合うのは大切ですが「今まで強制加入でした、辞めたい人はどうぞお辞めください」という説明会になってしまいがちです。もし説明をするのであればPTAの重要性とできるだけ全員の参加でお願いするということがメインであって、入会届に関してはそもそもPTAは任意加入団体だからうちのPTAもきちんと入会届をいただきます、というタッチで良いと思います。
ここでは私が実際に荻野小学校で2017年の11月に、翌年２０１８年度から任意加入制を導入するにあたって行った手順とその実際の配布物を公開します。かなりタイトなスケジュールであり、保護者会などで説明はせずに（PTAは任意であることは総会や入学説明会などで口頭で説明しておりました）、個人情報同意書と入会届をセットで配布しました。
「任意加入移行へのアドバイス」も参考にしてください
■市Ｐ協 任意加入 入会届ひな形
■任意加入参考資料 ＴｏｄｏリストとＱ＆Ａ
■手順
①個人情報保護法に則ったPTA規約の細則改正案を作成。
②改正を行うことを紙面総会で諮る。
③個人情報保護法の同意書と入会届を全保護者に配る。
※自動継続、退会は随時と必ず入れる。
④新１年生の保護者には、新入生説明会で説明を行い、学校の配布資料と合わせて渡す。
これで自動継続の任意加入制となります。
●参考資料１
入会届＆個人情報同意書サンプル
入会届のハードルを下げるために、個人情報同意書も兼ねています。
①入会届および個人情報同意書 新入生版 Word／Pdf
②入会届および個人情報同意書 在校生版 Word／Pdf
③入会届および個人情報同意書 住所電話番号記入・会費徴収 有 新入生版 Word／Pdf
④入会届および個人情報同意書 住所電話番号記入・会費徴収 有 在校生版 Word／Pdf
⑤入会届のみ Word／Pdf
●参考資料２
①退会届
②個人情報同意書（単体）
●参考資料２
荻野小学校使用資料
ＰＴＡ個人情報保護規定（原本） Word／pdf
臨時紙面総会 Word／pdf
ＰＴＡ加入届けおよび個人情報取扱い同意書 Word／pdf