横須賀市ＰＴＡ協議会 個人情報保護規程 pdf版 ダウンロード
横須賀市ＰＴＡ協議会 個人情報取扱業務概要説明書（様式１） pdf版 ダウンロード
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横須賀市ＰＴＡ協議会個人情報保護規程
目次
第１章 総則（第１条－第３条）
第２章 個人情報の利用目的の特定等（第４条－第６条）
第３章 個人情報の取得の制限等（第７条－第８条）
第４章 個人データの安全管理（第９条）
第５章 個人データの第三者提供（第10条）
第６章 保有個人データの開示、訂正･追加･削除･利用停止（第11条－12条）
第７章 組織及び体制（第13条－15条）
第８章 雑 則（第16条）
附則
第１章 総則
（目的）
第１条 この規程は、個人情報が個人の人格尊重の理念のもとに慎重に取り扱われるべきものであることにかんがみ、横須賀市PTA協議会（以下「本会」という。）が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることにより、本会の事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。
（定義）
第２条 この規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
(1) 個人情報 生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述又は個人別に付された番号、記号その他の符号により当該個人を識別できるもの（当該情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できることとなるものを含む。）をいう。
(2) 個人情報データベース等 特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した個人情報を含む情報の集合物、又はコンピュータを用いていない場合であっても、紙媒体で処理した個人情報を一定の規則にしたがって整理又は分類し、特定の個人情報を容易に検索することができる状態においているものをいう。
(3) 個人データ 個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(4) 保有個人データ 本会が開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの、又は違法若しくは不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの以外をいう。
(5) 本人 個人情報から識別され、又は識別され得る個人をいう。
(6) 従業者 本会の指揮命令を受けて本会の業務に従事する者をいう。
(7) 匿名化 個人情報から当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所の記述等、個人を識別する情報を取り除くことで特定の個人を識別できないようにすることをいう。
（本会の責務）
第３条 本会は、個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。
第２章 個人情報の利用目的の特定等
（利用目的の特定）
第４条 本会は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定するものとする。
２ 本会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。
３ 本会は、利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。
（事業ごとの利用目的等の特定）
第５条 本会は、別に定める様式により、個人情報を取り扱う事業ごとに個人情報の種類、利用目的、利用・提供方法等を定める「個人情報取扱業務概要説明書」を作成するものとする。
（利用目的外の利用の制限）
第６条 本会は、あらかじめ本人の同意を得ることなく前２条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。
２ 前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、あらかじめ本人の同意を得ないで前２条の規定により特定された利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことができるものとする。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
３ 本会は、前項の規定に該当して利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱う場合には、その取扱う範囲を真に必要な範囲に限定するものとする。
第３章 個人情報の取得の制限等
（取得の制限）
第７条 本会は、個人情報を取得するときは、利用目的を明示するとともに、適法かつ適正な方法で行うものとする。
２ 本会は、思想、信条及び宗教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となる個人情報については取得しないものとする。
３ 本会は、原則として本人から個人情報を取得するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1) 本人の同意があるとき。
(2) 法令等の規定に基づくとき。
(3) 個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(4) 相談、援助、指導、代理、代行等を含む事業において、本人から取得したのではその目的を達成し得ないと認められるとき。
４ 本会は、前項第４号の規定に該当して本人以外の者から個人情報を取得したときは、その旨及び当該個人情報に係る利用目的を本人に通知するよう努めるものとする。
（取得に際しての利用目的の通知等）
第８条 本会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。
２ 本会は、前項の規定にかかわらず、本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合には、この限りでない。
３ 前２項の規定は、次に掲げる場合については適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
第４章 個人データの適正管理
（個人データの適正管理）
第９条 本会は、利用目的の達成に必要な範囲内で、常に個人データを正確かつ最新の状態に保つものとする。
２ 本会は、個人データの漏えい、滅失、き損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
３ 本会は、個人データの安全管理のために、個人データを取り扱う従業者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
４ 本会は、利用目的に関し保存する必要がなくなった個人データを、確実、かつ速やかに破棄又は削除するものとする。
５ 本会は、個人情報の取扱いの全部又は一部を本会以外の者に委託するときは、原則として委託契約において、個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
第５章 個人データの第三者提供
（個人データの第三者提供）
第10条 本会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しないものとする。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
２ 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1) 本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合
(2) 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称についてあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき
３ 本会は、前項第２号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
第６章 保有個人データの開示、訂正・追加・削除・利用停止
（保有個人データの開示等）
第11条 本会は、本人から、当該本人に係る保有個人データについて、書面又は口頭により、その開示（当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）の申し出があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、開示をするものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
（1）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（2）本会の事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
（3）他の法令に違反することとなる場合
２ 開示は、書面により行うものとする。ただし、開示の申出をした者の同意があるときは、書面以外の方法により開示をすることができる。
３ 保有個人データの開示又は不開示の決定の通知は、本人に対し書面により遅滞なく行うものとする。
（保有個人データの訂正、追加、削除、利用停止、等）
第12条 本会は、保有個人データの開示を受けた者から、書面又は口頭により、開示に係る個人データの訂正、追加、削除又は利用停止の申出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果を申出をした者に対し、書面により通知するものとする。
２ 本会は、前項の通知を受けた者から、再度申出があったときは、前項と同様の処理を行うものとする。
第７章 組織及び体制
（個人情報保護管理者）
第13条 本会は、個人情報の適正管理のため個人情報保護管理者を定め、本会における個人情報の適正管理に必要な措置を行わせるものとする。
２ 個人情報保護管理者は、本会会長とする。
３ 本会会長は、本規程の定めに基づき、適正管理対策の実施、従業者に対する教育・事業訓練等を行う責任を負うものとする。
４ 本会会長は、適正管理に必要な措置について定期的に評価を行い、見直し又は改善を行うものとする。
５ 本会会長は、個人情報の適正管理に必要な措置の一部を各事業を分掌する従業者に委任することができる。
（苦情対応）
第14条 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情（以下「苦情」という。）について必要な体制整備を行い、苦情があったときは、適切かつ迅速な対応に努めるものとする。
２ 苦情対応の責任者は、本会会長とするものとする。
３ 本会会長は苦情対応の業務を従業者に委任することができる。その場合は、あらかじめ従業者を指定しその業務の内容を明確にしておくものとする。
（従業者の義務）
第15条 本会の従業者又は従業者であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
２ 本規程に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した従業者は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。
３ 個人情報保護管理者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく会長に報告するとともに、関係事業部門に適切な措置をとるよう指示するものとする。
第８章 雑 則
（その他）
第16条 本規程の改廃は、役員会を経て、地区部会長会議で決議を行う。
２ その他、この規程の実施に必要な事項は、別に定めるものとする。
附 則
この規程は、平成29年11月14日から施行する。
（様式１）個人情報取扱業務概要説明書 （令和元年度）
横須賀市PTA協議会個人情報保護規程 運営業務に関する個人情報取扱業務概要説明書
横須賀市PTA協議会個人情報保護規程第５条の規定に基づく、市Ｐ協運営業務（以下「本業務」という。）にかかわる個人情報の種類等についての規定は、下記のとおりである。
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個人情報の種類 （本業務にかかわって取得・利用する個人情報） |
１．次の各書類に記載された事項 ①役員等候補者推薦用紙【会長用】 ②役員等候補者推薦用紙【会計監査用】 ③役員等候補者推薦用紙【副会長用】 ④役員等候補者推薦用紙【地区部会役員、各委員用】 ⑤地区部会構成員名簿 ⑥指名委員 連絡用紙 ⑦学校図書館ボランティア活性化委員 希望者名簿 ⑧ケータイネット安全委員会 希望者名簿
２．日本ＰＴＡ全国協議会、神奈川県ＰＴＡ協議会関連の大会・会議等参加名簿 ①日本ＰＴＡ全国研究大会 ②日本ＰＴＡ関東ブロック研究大会 ③神奈川県ＰＴＡ大会 ④神奈川県ＰＴＡ安全・安心講演会（研修会） ⑤横三ブロック会議
３．市Ｐ協主催、共催の講演会、講習会、研修会、イベントの参加名簿 ①学年学級新年度研修会 ②広報新年度研修会 ③校外新年度研修会 ④厚生保健新年度研修会 ⑤家庭教育講演会 ⑥人権講演会 ⑦読書講演会 ⑧全市ＰＴＡ会長会議 ⑨その年度単発の講演会、講習会、研修会 ⑩小学校情報交換会、中学校情報交換会 ⑪新春のつどい ⑫新任研修会
４．市役所、教育委員会からの依頼業務
５．よこすかＰＴＡサポート ＰＴＡ活動補償制度 ① 参加者名簿 （児童・生徒、保護者、地域）
６．市Ｐ協定期総会、文書総会 ①出席者名簿、委任状
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個人情報の利用目的 |
市Ｐ協の業務運営を適正かつ円滑に行うため。
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個人情報の利用・提供方法 |
本事業担当者の管理のもとに保管するとともに、コンピューターに入力し、上記利用目的に沿った利用を行う。 また、下記により本会内部での利用又は外部への提供を行う。
１．内部での利用 １－①②③④⑤⑥⑦ (1) 地区部会長会の運営 (2) 役員会の運営 (3) 各委員会の運営 (4) 各部会との連携のための連絡 (5) 単位ＰＴＡ担当者へ連絡が必要な時 (6) 総会資料への掲載（学校名、単Ｐ役職、氏名のみ） (7) 文書総会役員承認 (8) 作成する委員会名簿は以下の通り ・役員会 ・地区部会長会 ・こども安全推進委員会 ・事業委員会 ・広報委員会 ・総務委員会 ・指名委員会 ・学校図書館ボランティア活性化委員会 ・ケータイ・ネット安全委員会
２．外部への提供 1－①③ (1)関連団体諸団体への役員（担当者の連絡先として提供） ・神奈川県ＰＴＡ協議会 ・学校保健会 ・学校保健問題検討委員会 ・健康に関する実践調査研究作品審査会 ・クリーンよこすか市民委員会 ・支援教育推進委員会 ・市租税教育推進協議会 ・市社会教育委員会 ・横須賀三浦教育会館 ・社会を明るくする運動実施委員会 ・市社会福祉協議会教育文化福祉部会 ・市安全・安心まちづくり推進連絡協議会 ・地球温暖化対策地域協議会 ・学校給食審議会 ・横須賀市男女共同参画審議会 ・横須賀市政策評価委員会 ・生涯学習センター指定管理者選考委員会 ・キッズウィーク検討委員会 ・インターネット有害情報対策会議 ・教科書採択検討委員
(2)横須賀市役所、横須賀市教育委員会との連携 １－⑤ ・学校保健会ＰＴＡ部会→各校のＰＴＡ会長の氏名を提出
(3)神奈川県警察本部との連携 個別収集 ・神奈川県警 養成講座 ・神奈川県警 サイバー犯罪ボランティア団体登録
(4)神奈川県ＰＴＡ協議会、日本ＰＴＡ全国協議会との連携 ・各種イベント、会議、大会への参加名簿 ・団体表彰名簿 ・広報紙コンクール関連
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その他の情報 |
本事業担当者が、上記情報の取得その他の機会において、本事業利用者から相談を受けた事項は、本人の同意のない限りは、本事業担当者以外には、伝えてはならない。
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個人情報保護担当者
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浅井 香緒里（事務局）
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本事業における苦情対応担当者 |
櫻井 聡（令和元度会長） 浅井 香緒里（事務局）
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※個人情報の種類、利用目的、利用・提供方法等は、事業の状況に即して、具体的な名称を記載すること。