Google/Microsoftサービスの活用

 GoogleやMicrosoftのサービスを利用して、PTA活動を効率的に行いましょう。
GoogleもMicrosoftもクラウド上で、「ドキュメント(word)」「スプレッドシート(excel)」「スライド(powerpoint)」「アンケート(from)」などが使用できます。

ここではgoogleの使用について説明します。
Microsoft Formsの使用方法については、こちらを参照してください。

スマホでも使用可能ですが、
「Googleドライブ」、「Googleドキュメント」、「Googleスプレッドシート」、「Googleスライド」など、用途に応じてアプリをインストールする必要があります。
*Androidはおそらくプリインストールされていると思われます。上手く表示されない場合は、アプリがインストールされているか確認してください。
*iphoneはおそらくインストールをする必要があります。

Googleアカウントの取得
Googleフォームを使ったアンケートの作成Microsoft Formsの使用方法
Googleドキュメント・スプレッドシートの利用
Googleドライブのファイルの共有(Google)

 Googleフォームやドキュメント、スプレッドシートは、Googleドライブに保存されます。保存されているファイルに対して、共有相手や権限を指定します。権限を変更することにより、「閲覧のみ」「閲覧のみ(コメント可)」「編集可」を選べます。(フォルダも権限を指定できます)

共有の設定方法(詳しくはGoogleドライブのファイルの共有(Google)を参照)

共有を選択

●ファイルを開いている場合は右上にある「共有」をクリック

 

●Googleドライブの場合
ファイルを選択してから、右上の「共有アイコン」をクリック

 

共有には「ユーザーやグループと共有」と「リンクを取得」の2種類があります。
この違いは以下の通りです。「リンクを取得」のほうは、誰でも閲覧できる状態になってしまうので、個人情報が含まれるなど重要な書類は「ユーザーやグループと共有」を推奨します。

・「ユーザーやグループと共有」は、非公開の状態で、特定の相手にのみファイルを共有できる。但し相手がGoogleアカウントを持っている必要がある。
・「リンクを取得」は、検索エンジンにはひっかからないが、一般公開されているのと同じ。URLが外部に流出すると、誰でもファイルを閲覧できるようになってしまう。但しGoogleアカウントは不要。

 

特定の共有する相手と権限を指定(推奨)

共有する相手のメルアドを入力し、右端にある権限を選択し、送信する。

 

相手側には以下のようなメールが届きます。

 

リンクを知っている全員がファイルを使用できるようになる。

リンクを取得の▼で、「リンクを知っている全員」を選ぶ
右側の▼をクリック

 

権限を選択する。

 

「リンクをコピー」をクリックして「完了」をクリック
URLをメールに貼り付け、送信する。

 

【補足】Googleドライブの共有-閲覧可、編集可の違い 

Googleドライブの共有アクセス権には【閲覧可】と【編集可】【コメント可】があります。(コメント可はファイルに対してのみです)

これらの違いについては下記の通りですが、参加される方がGoogleアカウント(gmail)を持っているかどうかで、できることが変わってきます。
作業に大きく携わる方は、Googleアカウントを持っていたほうが良いかと思います。

■閲覧者

Googleアカウントを持っていない場合・・・閲覧、ダウンロード が可能

Googleアカウントを持っている場合 ・・・ 閲覧、ダウンロード、コピーの作成(自分のマイドライブに作成されます)が可能

★アップロード、削除、編集、フォルダやファイル作成は不可。
★ファイルに対しては更にダウンロード、コピー、印刷を 禁止できます(つまり閲覧のみ許可することもできる)

■閲覧者(コメント可)

ファイルに対してのみ設定できるアクセス権です。通常の編集のように入力や削除ができるわけではなく、Wordの変更履歴のように【履歴を付けて入力、削除が可能】なので編集可の権限を持つユーザーによって【承諾】されれば反映され、【拒否】されると変更は破棄されてしまいます。

■編集者

Googleアカウントを持っていない場合・・・閲覧、ダウンロード 、編集のみ可能(アップロード、削除、作成、アクセス権の変更は不可)

Googleアカウントを持っている場合 ・・・ 閲覧、編集、削除、ダウンロード、フォルダやファイルの作成、 コピーの作成、アクセス権の変更など全て可能

※アクセス権変更の権限はファイル、フォルダどちらにも適用されます。

※オーナーは編集者によるアクセス権の変更、ユーザーの追加を禁止できます。

本HPで紹介するアプリやソフト、Google等の操作方法などは令和2年9月現在のもので、機能や操作方法の変更などがある場合があります。必ずあらかじめ操作の確認をご自身で行ってください。また、アプリ利用において生じるいかなる損害および本HPで紹介するリンク先において生じるいかなる損害等に、当協議会では一切責任を負いかねますことをあらかじめご了承ください。

 

 

投稿日:2020年8月29日 更新日:

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